Casos de uso

Elige el caso de uso que más represente a tu operación.

Seis casos representativos, del expediente que se pone en orden a la consolidación de varias plantas. Cada uno documenta sus etapas y la evidencia que deja. Es normal encajar en más de uno: el alcance y los criterios se acuerdan después de revisar tu proceso.

Los seis casos de uso

  1. 01Poner el expediente en orden y llegar con evidenciaAuditadas por cliente
  2. 02Dictaminar aptitud con criterios propiosExposición regulada
  3. 03Sostener los programas preventivos todo el añoPrograma de salud poblacional
  4. 04Consolidar varias plantas sin mezclar sus datosMultiplanta con TI y Cumplimiento
  5. 05Trazar la exposición cuando la gente rotaRotación alta
  6. 06Recibir resultados de laboratorios externosFull y LiteEstudios por proveedor externo

01Auditadas por cliente

Poner el expediente en orden y llegar con evidencia

El servicio médico ya opera, pero la información vive repartida. Incorpora lo que existe, mide qué falta y deja la evidencia disponible antes de que la pidan.

Punto de partida

La información existe, pero está repartida entre carpetas, correos y hojas de cálculo.

Cada revisión obliga a reconstruir lo que ya se había hecho. El costo real no es la multa: es la semana que el equipo deja de trabajar para rearmar la evidencia.

Expediente05 / 05
  1. Carga inicial

    Plantilla y estudios previos incorporados

    Procesada
  2. Excepciones

    Duplicados y filas sin coincidencia resueltos

    Confirmado
  3. Cobertura

    Vigentes, por vencer y pendientes por sede

    Consultable
  4. Completitud

    Campos obligatorios pendientes, por modelo

    Medida
  5. Evidencia

    Documentos, consentimientos y bitácora vinculados

    Exportable
Representación ilustrativa con datos ficticios. El flujo, los criterios y los permisos finales dependen de la configuración de cada organización.
  1. 01Incorporación

    Traer lo que ya existe sin volver a capturarlo

    Problema
    Las altas y los estudios previos viven en archivos sueltos, y cada entrega nueva se rehace a mano.
    Qué hace GEXDI
    La importación por lotes revisa el archivo antes de escribir en el expediente y reporta el avance y los errores de la carga.
    Salida
    Una plantilla y un histórico incorporados, con registro de lo aceptado y lo rechazado.
  2. 02Validación

    Resolver coincidencias y excepciones antes de escribir

    Problema
    Un archivo con duplicados o con personas que ya no están contamina el expediente desde el primer día.
    Qué hace GEXDI
    El mapeo de columnas y la detección de duplicados permiten revisar cada excepción antes de confirmar el lote.
    Salida
    Un lote confirmado, con las filas rechazadas identificadas y su motivo.
  3. 03Cobertura

    Saber qué falta, por trabajador y por sede

    Problema
    Sin una vista común, el pendiente se descubre cuando ya venció.
    Qué hace GEXDI
    La cobertura relaciona lo que corresponde a cada persona con lo que está vigente, vencido o pendiente.
    Salida
    Una lista consultable de pendientes y vencimientos por sede y periodo.
  4. 04Completitud

    Medir qué tan capturado está realmente el expediente

    Problema
    Un expediente incompleto se descubre durante la revisión, no antes.
    Qué hace GEXDI
    El reporte de completitud consolida por modelo de negocio y permite bajar hasta el campo obligatorio que falta.
    Salida
    Un porcentaje por modelo con el detalle de los campos sin capturar.
  5. 05Evidencia

    Entregar la revisión sin rehacer el trabajo

    Problema
    Reconstruir la evidencia cuesta días de trabajo del equipo que ya había hecho la tarea.
    Qué hace GEXDI
    Documentos, consentimientos, firmas y registros de actividad permanecen vinculados al expediente y se exportan según los permisos.
    Salida
    Un conjunto de evidencia con responsables, fechas y trazabilidad de accesos.

02Exposición regulada

Dictaminar aptitud con criterios propios

Los requisitos del puesto y los criterios de aptitud se configuran sin reprogramar el sistema. El dictamen queda con sustento, restricciones y responsable.

Caso representativo

Una persona va a ocupar un puesto con exposición a ruido y trabajo en altura, y la aptitud debe sostenerse por escrito.

El médico necesita antecedentes y estudios vigentes. Seguridad necesita saber qué restricción aplica. El día que hay un cuestionamiento, la decisión tiene que poder explicarse.

Expediente06 / 06
  1. Requisitos del puesto

    Ruido, altura y esfuerzo declarados

    Configurado
  2. Evento de examen

    Periódico abierto con estudios requeridos

    Programado
  3. Estudios

    Audiometría y espirometría normalizadas

    Comparables
  4. Compatibilidad

    Perfil evaluado contra los requisitos del puesto

    Evaluada
  5. Dictamen

    Apto con medidas · restricción de exposición a ruido

    Firmado
  6. Vigencia

    Reevaluación programada al vencimiento

    En agenda
Representación ilustrativa con datos ficticios. El flujo, los criterios y los permisos finales dependen de la configuración de cada organización.
  1. 01Requisitos

    Describir qué exige el puesto, no solo qué examen toca

    Problema
    La aptitud se decide bien, pero el porqué rara vez queda escrito junto a la decisión.
    Qué hace GEXDI
    Los requisitos del puesto y el perfil de riesgo se configuran por catálogo y quedan versionados.
    Salida
    Un puesto con sus exigencias declaradas y su perfil de riesgo asociado.
  2. 02Programación

    Convocar el evento de examen que corresponde

    Problema
    Ingreso, periódico, egreso y reingreso siguen criterios distintos que una hoja de cálculo no distingue.
    Qué hace GEXDI
    El evento de salud se abre por propósito y arrastra los estudios que la organización definió para ese puesto.
    Salida
    Un evento abierto con su lista de estudios requeridos y su fecha objetivo.
  3. 03Normalización

    Dejar comparables resultados de orígenes distintos

    Problema
    Cada laboratorio entrega en su formato, y dos audiometrías no siempre se leen igual.
    Qué hace GEXDI
    Los resultados se normalizan a una escala de severidad común para poder compararlos entre tipos y en el tiempo.
    Salida
    Estudios incorporados con una lectura homogénea y su histórico disponible.
  4. 04Evaluación

    Contrastar a la persona contra las exigencias del puesto

    Problema
    Un resultado aislado no dice si la persona puede ocupar ese puesto en concreto.
    Qué hace GEXDI
    El motor de criterios evalúa el perfil clínico contra los requisitos configurados y expone qué regla se aplicó.
    Salida
    Una evaluación de compatibilidad con las reglas que la sustentan a la vista.
  5. 05Dictamen

    Emitir la aptitud con su sustento y sus restricciones

    Problema
    Un estatus aislado no explica qué se revisó, quién decidió ni qué condición debe respetarse.
    Qué hace GEXDI
    El dictamen documenta resultado, sustento, restricciones, fecha y profesional responsable, y produce el certificado.
    Salida
    Una decisión de aptitud vinculada al trabajador, al puesto y a quien la firmó.
  6. 06Vigencia

    Volver a evaluar antes de que venza

    Problema
    Una aptitud vencida se detecta cuando alguien la busca, no cuando caduca.
    Qué hace GEXDI
    La vigencia queda asociada al dictamen y alimenta la cobertura y los pendientes del periodo.
    Salida
    Una reevaluación programada con su responsable y su fecha.

03Programa de salud poblacional

Sostener los programas preventivos todo el año

La mitad que casi nadie ve: crónicos, prenatal, lactancia, vacunación y musculoesquelético, con visitas periódicas firmadas y adherencia medible.

Caso representativo

La empresa quiere pasar de atender consultas sueltas a acompañar a su gente durante el año.

El seguimiento de un crónico o de un embarazo se lleva en una libreta. Cuando esa persona falta, o cambia quien la atiende, el caso pierde continuidad y no hay forma de reportar el programa.

Expediente05 / 05
  1. Población objetivo

    Candidatos a seguimiento identificados

    Detectada
  2. Programa

    Crónicos y control prenatal abiertos

    Inscrito
  3. Próxima visita

    Visita periódica agendada con aviso

    Agendada
  4. Evolución

    Visitas firmadas y comparables entre sí

    Registrada
  5. Indicadores

    Cobertura y adherencia en agregado por sede

    Reportable
Representación ilustrativa con datos ficticios. El flujo, los criterios y los permisos finales dependen de la configuración de cada organización.
  1. 01Detección

    Identificar a quién hay que acompañar

    Problema
    Los hallazgos que ameritan seguimiento quedan dentro de una nota y no se convierten en programa.
    Qué hace GEXDI
    La información del expediente permite identificar la población que corresponde a cada programa.
    Salida
    Una población objetivo consultable por sede, área y puesto.
  2. 02Inscripción

    Abrir el programa que corresponde a cada caso

    Problema
    Sin un contenedor propio, el seguimiento se mezcla con la consulta ordinaria y se pierde.
    Qué hace GEXDI
    Crónicos, control prenatal, lactancia, vacunación y musculoesquelético tienen cada uno su flujo y su evolución.
    Salida
    Un caso abierto dentro del programa, ligado al expediente de la persona.
  3. 03Agenda

    Convertir la próxima revisión en una cita real

    Problema
    Una recomendación sin fecha ni responsable no vuelve a aparecer.
    Qué hace GEXDI
    Las visitas se programan en la agenda médica y el trabajador recibe el aviso cuando ese canal está habilitado.
    Salida
    Visitas periódicas agendadas con su responsable asignado.
  4. 04Visita

    Registrar cada visita como parte de una evolución

    Problema
    Una consulta aislada no permite ver si la persona mejora o empeora.
    Qué hace GEXDI
    Cada visita se documenta y se firma dentro del programa, y queda comparable con las anteriores.
    Salida
    Una evolución consultable con sus mediciones, notas y firmas.
  5. 05Adherencia

    Reportar el programa con datos y no con impresiones

    Problema
    Dirección paga un servicio médico que no reporta nada medible.
    Qué hace GEXDI
    Los indicadores muestran cobertura, actividad y adherencia en agregado, segmentables por periodo y sede.
    Salida
    Una vista del programa que preserva la confidencialidad del caso individual.

04Multiplanta con TI y Cumplimiento

Consolidar varias plantas sin mezclar sus datos

Cada sede opera con sus criterios y consulta lo suyo. Corporativo revisa el consolidado sin que eso implique abrir el dato individual.

Caso representativo

Cada planta lleva su propio formato y dirección no tiene una sola cifra comparable entre sedes.

Corporativo necesita comparar cobertura y avance. TI necesita que la gente entre con la cuenta que ya usa. Cumplimiento necesita saber quién consultó qué. Ninguna de las tres necesita el diagnóstico de nadie.

Expediente06 / 06
  1. Estructura

    Empresas, sedes y puestos modelados

    Definida
  2. Identidad

    Acceso federado por OIDC

    Conectada
  3. Permisos

    Acceso por rol y sede autorizada

    Aplicados
  4. Criterios por sede

    Catálogos y reglas locales configurados

    Operando
  5. Consolidado

    Indicadores comparables entre sedes

    Disponible
  6. Bitácora

    Consultas y cambios relevantes registrados

    Trazable
Representación ilustrativa con datos ficticios. El flujo, los criterios y los permisos finales dependen de la configuración de cada organización.
  1. 01Estructura

    Modelar la organización como realmente opera

    Problema
    Una sola bolsa de trabajadores no representa a una empresa con varias plantas y varias razones sociales.
    Qué hace GEXDI
    Empresas, sedes, departamentos, áreas y puestos se modelan con sus catálogos propios por sede.
    Salida
    Una estructura donde cada persona está donde de verdad trabaja.
  2. 02Identidad

    Entrar con la cuenta corporativa que ya existe

    Problema
    Una contraseña más por sistema es una contraseña más que se comparte o se olvida.
    Qué hace GEXDI
    El acceso se federa con Microsoft Entra ID, Okta u otro proveedor compatible con OIDC, con verificación en dos pasos como alternativa local.
    Salida
    Altas y bajas gobernadas desde el directorio de la organización.
  3. 03Permisos

    Delimitar qué ve cada perfil y en qué sede

    Problema
    Abrir el expediente completo a todos es la forma más rápida de perder el control del dato clínico.
    Qué hace GEXDI
    Los permisos se asignan por rol y por sede, y un mismo usuario puede cambiar entre las sedes que tenga autorizadas.
    Salida
    Un acceso acotado a la responsabilidad y a la ubicación de cada persona.
  4. 04Operación

    Dejar que cada planta trabaje con sus criterios

    Problema
    Imponer un criterio único a plantas con exposiciones distintas obliga a operar fuera del sistema.
    Qué hace GEXDI
    Catálogos, puestos y criterios se configuran por sede sin romper la estructura común.
    Salida
    Sedes que operan con sus reglas y siguen siendo comparables.
  5. 05Consolidado

    Comparar sedes con una sola definición

    Problema
    Cada planta calcula sus cifras a su manera y el consolidado no significa nada.
    Qué hace GEXDI
    Los indicadores se construyen sobre los mismos registros y se segmentan por periodo, sede, área y puesto.
    Salida
    Una vista corporativa comparable, dentro de los permisos de quien la consulta.
  6. 06Auditoría

    Poder responder quién consultó qué

    Problema
    Los datos de salud son los más sensibles que maneja la empresa y su acceso rara vez se registra.
    Qué hace GEXDI
    El registro de actividad conserva consultas y cambios relevantes, y los archivos clínicos se almacenan cifrados.
    Salida
    Una bitácora consultable que sostiene la revisión interna o externa.

05Rotación alta

Trazar la exposición cuando la gente rota

Los cambios de área, puesto y turno quedan en la historia laboral, así que un hallazgo clínico puede relacionarse con la exposición que lo antecede.

Caso representativo

Una persona pasó por tres áreas y dos turnos en dieciocho meses, y aparece un hallazgo auditivo.

Para sostener o descartar una relación con el trabajo hay que saber dónde estuvo, cuánto tiempo y con qué exposición. Esa historia suele existir en nómina, no en el expediente clínico.

Expediente05 / 05
  1. Movimiento

    Cambio de área y turno con fecha

    Registrado
  2. Brecha

    Estudios que el puesto nuevo sí requiere

    Identificada
  3. Evaluación

    Examen por cambio de puesto abierto

    Pendiente
  4. Historia laboral

    Tres áreas y dos turnos con sus fechas

    Completa
  5. Sustento

    Hallazgo, exposición y dictámenes vinculados

    Consultable
Representación ilustrativa con datos ficticios. El flujo, los criterios y los permisos finales dependen de la configuración de cada organización.
  1. 01Movimiento

    Registrar el cambio cuando ocurre

    Problema
    El cambio de área o de turno se informa a nómina y nunca llega al expediente médico.
    Qué hace GEXDI
    Las rotaciones de área, los cambios de puesto y los cambios de turno se registran con su fecha.
    Salida
    Un movimiento fechado dentro de la historia laboral de la persona.
  2. 02Recálculo

    Revisar qué exige el puesto nuevo

    Problema
    Un puesto nuevo puede requerir estudios que el anterior no pedía, y nadie lo advierte.
    Qué hace GEXDI
    El cambio recalcula los requisitos aplicables y expone la diferencia contra lo que la persona tiene vigente.
    Salida
    Una brecha explícita entre lo requerido y lo cubierto.
  3. 03Disparo

    Convertir la brecha en una evaluación real

    Problema
    Detectar el faltante no sirve si no se traduce en una cita con responsable.
    Qué hace GEXDI
    El evento de examen que corresponde se abre y entra en la cobertura del periodo.
    Salida
    Una evaluación pendiente asignada, visible para quien coordina.
  4. 04Historia

    Conservar la línea de tiempo completa

    Problema
    Sin la secuencia de puestos y turnos, el expediente solo muestra dónde está la persona hoy.
    Qué hace GEXDI
    La historia laboral conserva cada tramo con sus fechas junto a la historia clínica.
    Salida
    Una línea de tiempo de exposición consultable por periodo.
  5. 05Sustento

    Poder explicar el caso cuando se cuestiona

    Problema
    Ante un litigio o una revisión, la reconstrucción a posteriori vale poco.
    Qué hace GEXDI
    Hallazgos, estudios, dictámenes y tramos de exposición permanecen vinculados al mismo expediente.
    Salida
    Un expediente que permite revisar la secuencia con fechas y responsables.

06Estudios por proveedor externoFull y Lite

Recibir resultados de laboratorios externos

Los estudios que hace un proveedor externo entran al expediente sin recapturarlos, asociados a la persona correcta y con sus vigencias a la vista.

En Full alimenta la historia clínica que documenta el servicio médico propio. En Lite es el flujo central del producto.Conocer GEXDI Lite

Punto de partida

Los estudios los hace un laboratorio externo y el resultado termina en un PDF que alguien guarda en la carpeta de la planta.

Haya o no servicio médico en planta, el resultado tiene que entrar al expediente sin recapturarlo y quedar asociado a la persona correcta. Con médico propio alimenta la historia clínica; sin él, sostiene el seguimiento que coordina RH.

Expediente05 / 05
  1. Plantilla

    Formato acordado con el proveedor

    Definida
  2. Importación

    Lote de resultados incorporado

    Procesado
  3. Asociación

    Resultados ligados al trabajador correcto

    Validada
  4. Cobertura

    Vigencias y pendientes por sede

    Consultable
  5. Histórico

    Expediente conservado por trabajador

    Continuo
Representación ilustrativa con datos ficticios. El flujo, los criterios y los permisos finales dependen de la configuración de cada organización.
  1. 01Plantilla

    Acordar un formato con el proveedor

    Problema
    Cada laboratorio entrega distinto, y cada entrega obliga a recapturar.
    Qué hace GEXDI
    Durante la implementación se define una plantilla estructurada con los estudios incluidos en el servicio.
    Salida
    Un formato acordado que el proveedor puede repetir en cada entrega.
  2. 02Importación

    Cargar el lote completo de una vez

    Problema
    Capturar decenas de resultados a mano consume el tiempo de quien debería coordinar.
    Qué hace GEXDI
    La importación estructurada incorpora los resultados y muestra el avance de la carga.
    Salida
    Un lote incorporado con su reporte de proceso.
  3. 03Validación

    Revisar coincidencias antes de dar por buena la carga

    Problema
    Un resultado asociado a la persona equivocada es peor que no tenerlo.
    Qué hace GEXDI
    El sistema contrasta cada fila contra la plantilla de personal y aísla las excepciones.
    Salida
    Resultados asociados al trabajador correcto, con las excepciones señaladas.
  4. 04Cobertura

    Ver el estado de la plantilla de un vistazo

    Problema
    Sin una vista por sede, el vencimiento aparece cuando ya pasó.
    Qué hace GEXDI
    La cobertura y las vigencias se consultan por trabajador, sede, área o propósito del examen.
    Salida
    Un estado consultable de vigentes, por vencer y pendientes.
  5. 05Seguimiento

    Cerrar los pendientes y conservar el histórico

    Problema
    Cambiar de proveedor suele significar empezar el histórico de cero.
    Qué hace GEXDI
    Los resultados incorporados permanecen en el expediente con independencia de quién genere los estudios siguientes.
    Salida
    Un histórico por trabajador que sobrevive al cambio de proveedor.
Límites por responsabilidad

Cada perfil necesita una respuesta distinta del mismo proceso.

La utilidad no consiste en mostrar todo a todos, sino en entregar el nivel de información necesario para atender, coordinar y supervisar.

Equipo médico

Detalle clínico autorizado

Consulta antecedentes, registra atención y estudios, emite aptitud y mantiene seguimiento.

El acceso depende de permisos clínicos, sede y responsabilidades asignadas.

RH y operación

Estatus para coordinar

Consulta cobertura, vigencias, pendientes y condiciones operativas autorizadas.

El detalle clínico no debe asumirse visible; se valida campo por campo durante la configuración.

Dirección y EHS

Cobertura y tendencia

Revisa indicadores agregados por sede, periodo o programa conforme a sus permisos.

La vista agregada y el acceso a casos individuales deben definirse de forma independiente.

La demostración debe confirmar con datos ficticios qué puede consultar, modificar, firmar y exportar cada perfil.

Evidencia resultante

Un tablero no sustituye el registro que sostiene cada indicador.

La revisión debe poder avanzar desde el estado agregado hasta los registros autorizados que explican fechas, responsables, decisiones y seguimiento.

Qué debe quedar documentado

  1. 01Contexto laboral

    Empresa, sede, área y puesto relacionados con el evento.

  2. 02Atención y estudios

    Notas, resultados, documentos y hallazgos incorporados al expediente.

  3. 03Aptitud y restricciones

    Decisión, sustento, fecha y profesional responsable.

  4. 04Continuidad

    Programa, incapacidad, reubicación o revisión que continúa después del evento.

  5. 05Trazabilidad

    Firmas, cambios y actividad relevante conforme al alcance y los permisos configurados.

Proceso de implementación

Cómo se pone en marcha, etapa por etapa.

La implementación avanza en etapas acordadas. Qué entra en cada una, en qué orden y hasta dónde llega el alcance lo decide la organización: aquí se describe el proceso, no una ruta obligatoria.

  1. 01Levantamiento

    Se revisa el proceso actual, las fuentes de información disponibles y quién participa en cada paso.

  2. 02Configuración

    Se ajustan catálogos, puestos, criterios, roles y las salidas que la organización espera obtener.

  3. 03Validación con datos

    Se prueba con datos ficticios o previamente anonimizados para revisar captura, migración y excepciones.

  4. 04Puesta en marcha

    La organización define qué entra en operación, en qué sedes y con qué módulos, y cuándo ampliar.

Los tiempos, las integraciones y el volumen de migración se estiman después de revisar el proceso y la calidad de la información disponible. La decisión sobre el alcance corresponde a cada organización.

Demostración con un caso

Revisemos una decisión de aptitud y la evidencia que necesita tu operación.

Recorremos contexto laboral, evaluación, dictamen, seguimiento y permisos con un caso representativo de tu proceso.

Revisar un caso con tu operación